Ein neues ERP-System einzuführen oder ein bestehendes ERP abzulösen, ist keine reine IT-Aufgabe. Schließlich soll das System nicht nur technisch funktionieren, sondern die täglichen Abläufe im Unternehmen unterstützen.
Deshalb ist eine der wichtigsten Fragen bereits am Anfang des Projekts: Welche Mitarbeiter sollten in die ERP-Einführung einbezogen werden?
Dabei gilt nicht unbedingt: Je mehr Mitarbeiter beteiligt sind, desto besser. Entscheidend ist vielmehr, die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einzubeziehen.
Die Geschäftsführung sollte von Anfang an Teil des ERP-Projekts sein. Sie muss nicht jede einzelne Einstellung im System begleiten, sollte aber die übergeordneten Ziele kennen und Entscheidungen treffen können.
Warum wird das ERP-System eingeführt? Welche Prozesse sollen verbessert werden? Welche Probleme bestehen mit der bisherigen Lösung? Und welches Budget und welcher zeitliche Rahmen stehen zur Verfügung?
Gerade bei größeren Entscheidungen ist eine klare Verantwortlichkeit wichtig. Wenn beispielsweise Prozesse verändert oder zusätzliche Entwicklungen notwendig werden, sollte geklärt sein, wer diese Entscheidungen treffen kann.
Neben der Geschäftsführung braucht ein ERP-Projekt eine Person, bei der die Fäden zusammenlaufen.
Diese Rolle kann beispielsweise ein Projektleiter oder eine Projektleiterin aus dem Unternehmen übernehmen. Die Person muss nicht jedes Detail des ERP-Systems kennen. Wichtig ist vielmehr, dass sie die internen Abläufe versteht, Entscheidungen koordinieren kann und als Ansprechpartner für die verschiedenen Abteilungen zur Verfügung steht.
Der interne Projektverantwortliche bildet damit eine wichtige Schnittstelle zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und ERP-Partner.
Besonders wichtig sind die Mitarbeiter, die täglich mit den jeweiligen Geschäftsprozessen arbeiten.
Vertrieb und Einkauf wissen beispielsweise, wie Angebote, Aufträge und Bestellungen tatsächlich abgewickelt werden. Mitarbeiter aus Lager und Logistik kennen die praktischen Anforderungen bei Wareneingang, Kommissionierung und Versand. Die Buchhaltung kennt die Anforderungen an Rechnungen, Zahlungen und Auswertungen.
Diese Perspektiven sind wertvoll, weil sich Prozesse auf dem Papier oft anders darstellen als im Arbeitsalltag.
Wer täglich mit einem Ablauf arbeitet, kann schnell erkennen, welche Funktionen wirklich benötigt werden, wo Probleme bestehen und welche Lösung in der Praxis funktionieren würde.
Bei größeren Unternehmen ist es meist nicht sinnvoll, alle Mitarbeiter dauerhaft in jede Projektbesprechung einzubeziehen.
Hier können sogenannte Key User eine wichtige Rolle übernehmen. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen, die besonders eng am ERP-Projekt beteiligt sind.
Sie kennen die Anforderungen ihrer Abteilung, testen neue Funktionen und können später als Ansprechpartner für ihre Kollegen dienen.
Das schafft gleichzeitig eine wichtige Verbindung zwischen Projektteam und Belegschaft. Neue Prozesse werden nicht ausschließlich „von oben“ vorgegeben, sondern können mit den Mitarbeitern entwickelt und getestet werden, die später damit arbeiten.
Auch die interne IT sollte frühzeitig eingebunden werden – sofern es eine entsprechende Abteilung gibt.
Dabei geht es beispielsweise um Benutzerverwaltung, Berechtigungen, Schnittstellen, technische Infrastruktur, Datensicherheit und bestehende Systeme, die weiterhin mit dem ERP verbunden werden sollen.
Bei einem cloudbasierten ERP können sich die technischen Aufgaben dabei deutlich von einer klassischen On-Premise-Installation unterscheiden. Trotzdem sollte früh geklärt werden, welche Systeme miteinander verbunden werden müssen und welche technischen Rahmenbedingungen bestehen.
Ein ERP-Projekt sollte nicht erst dann mit den Mitarbeitern besprochen werden, wenn das neue System bereits fertig eingerichtet ist.
Je früher die späteren Anwender ihre Anforderungen und Erfahrungen einbringen können, desto besser lassen sich mögliche Probleme erkennen. Gleichzeitig steigt das Verständnis dafür, warum bestimmte Prozesse künftig anders funktionieren.
Das bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter an jeder Entscheidung beteiligt sein muss. Viel wichtiger ist eine gezielte Beteiligung an den Stellen, an denen praktische Erfahrung benötigt wird.
Ein ERP-Projekt endet nicht mit dem Go-live.
Nach der Einführung müssen Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten, neue Abläufe verstehen und möglicherweise bestehende Gewohnheiten verändern. Deshalb sollte bereits während des Projekts über Schulungen, Dokumentation und interne Ansprechpartner nachgedacht werden.
Gerade die Key User können hier eine wichtige Rolle übernehmen und ihr Wissen innerhalb der Abteilungen weitergeben.
Ein gut aufgestelltes ERP-Projektteam besteht häufig aus mehreren Perspektiven: Die Geschäftsführung gibt Ziele und Entscheidungswege vor, ein interner Projektverantwortlicher koordiniert das Projekt, Key User bringen das Wissen der Fachbereiche ein und die IT kümmert sich um technische Anforderungen.
Ergänzt wird dieses Team durch den ERP-Partner, der die fachliche und technische Umsetzung begleitet.
Nicht die Anzahl der Projektteilnehmer entscheidet über den Erfolg. Entscheidend ist, dass die relevanten Perspektiven vertreten sind.
Bei einer ERP-Einführung geht es nicht nur darum, Software einzurichten. Es geht darum, Geschäftsprozesse sinnvoll abzubilden und gemeinsam eine Lösung zu schaffen, die im Arbeitsalltag funktioniert.
Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen, die diese Prozesse tatsächlich kennen. Gleichzeitig sollte das Projektteam überschaubar bleiben, damit Entscheidungen getroffen und Aufgaben effizient bearbeitet werden können.
Unser Grundsatz bei Fletscher: Die Software sollte sich an sinnvollen Prozessen orientieren – und diese Prozesse entstehen gemeinsam mit den Menschen, die täglich damit arbeiten.
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