Was kostet eine Odoo-Einführung? Diese Frage ist für Unternehmen selbstverständlich wichtig. Schließlich soll ein ERP-Projekt planbar sein und das verfügbare Budget nicht aus dem Blick geraten. Gleichzeitig stellt sich eine weitere Frage: Wie sollte ein Odoo-Projekt überhaupt abgerechnet werden – zum Festpreis oder nach tatsächlichem Aufwand?
Bei Fletscher setzen wir bewusst auf die Abrechnung nach Aufwand. Das bedeutet nicht, dass Projekte dadurch weniger planbar sind oder Kosten unkontrolliert entstehen. Im Gegenteil: Die Aufwandsabrechnung ermöglicht es, Odoo-Projekte dynamisch zu planen, Anforderungen gemeinsam im Projekt zu konkretisieren und auf einen zusätzlichen Risikoaufschlag zu verzichten. Unsere Kunden entscheiden wie viel Budget Sie bei uns buchen.
Denn ein Festpreis klingt auf den ersten Blick attraktiv: Ein definierter Leistungsumfang wird kalkuliert und der Kunde erhält einen festen Preis. In der Praxis muss ein solcher Preis jedoch auch das Risiko abdecken, dass der tatsächliche Aufwand höher ausfällt als ursprünglich angenommen. Dieses Risiko wird bei der Kalkulation berücksichtigt – und damit letztlich in den Preis eingerechnet.
Bei Fletscher verfolgen wir einen anderen Ansatz: Wir kalkulieren nicht vorsorglich ein Risiko, das vielleicht gar nicht eintritt. Wir rechnen den tatsächlich geleisteten Aufwand ab. Manchmal verändern sich Anforderungen während der Durchführung des Projektes, bei einer Abrechnung nach Aufwand ist das total unproblematisch.
Eine Odoo-Einführung ist kein vollständig standardisierbares Produkt, das sich unabhängig vom jeweiligen Unternehmen mit wenigen Parametern kalkulieren lässt. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, Datenstrukturen, Schnittstellen, Anforderungen und Prioritäten. Am Anfang eines Projekts sind deshalb nicht immer alle Details bekannt.
Erst wenn die Mitarbeitenden mit Odoo arbeiten, Prozesse konkret durchgesprochen und erste Konfigurationen umgesetzt werden, zeigt sich häufig, welche Anforderungen tatsächlich relevant sind. Eine zunächst gewünschte Funktion kann sich als unnötig herausstellen. Ein vermeintlich einfacher Prozess kann eine andere Lösung benötigen. Oder es entsteht im Projekt eine neue Idee, die einen deutlich größeren Mehrwert bietet als eine ursprünglich geplante Funktion.
Ein Festpreis muss mit dieser Unsicherheit umgehen. Der Dienstleister muss bereits vor Beginn möglichst genau abschätzen, wie viel Zeit einzelne Aufgaben benötigen werden. Je größer die Unsicherheit, desto größer ist das wirtschaftliche Risiko für den Anbieter. Dieses Risiko verschwindet nicht. Es muss entweder vom Dienstleister getragen oder bei der Kalkulation berücksichtigt werden und erhöht somit den Preis.
Bei einem Festpreis muss ein Odoo-Partner sicherstellen, dass der vereinbarte Preis auch dann wirtschaftlich bleibt, wenn einzelne Aufgaben länger dauern als erwartet. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Ein Anbieter kann sehr detailliert analysieren und kalkulieren, er kann einen Puffer einplanen oder einen generellen Risikoaufschlag auf seine Leistungen berechnen.
Aus Kundensicht bedeutet das: Man bezahlt nicht nur für den erwarteten Aufwand, sondern unter Umständen auch dafür, dass der Dienstleister das Risiko einer möglichen Fehlkalkulation übernimmt. Das ist bei bestimmten Projekten durchaus sinnvoll. Ein Festpreis kann beispielsweise dann gut funktionieren, wenn der Leistungsumfang eindeutig definiert und der Aufwand zuverlässig kalkulierbar ist. Bei einer umfassenden ERP-Einführung ist diese Situation jedoch meistens nicht gegeben.
Fletscher möchte dieses Risiko nicht pauschal in die Projektkosten einpreisen. Stattdessen rechnen wir den tatsächlichen Aufwand ab. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, vorsorglich einen finanziellen Puffer für mögliche Fehlkalkulationen in jede Leistung einzubauen.
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„Abrechnung nach Aufwand“ wird häufig zunächst mit einem höheren finanziellen Risiko für den Kunden verbunden. Wenn nicht von Anfang an ein fixer Gesamtpreis feststeht, entsteht verständlicherweise die Frage: Was kostet das Projekt am Ende tatsächlich? Diese Frage ist berechtigt. Deshalb bedeutet eine Aufwandsabrechnung bei Fletscher auch nicht, dass einfach möglichst viele Stunden abgerechnet werden.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Kalkulationslogik.
Bei einem Festpreis muss der Anbieter Unsicherheiten vorab bewerten und in seine Kalkulation einbeziehen. Bei einer Abrechnung nach Aufwand wird dagegen nur der tatsächlich entstandene Aufwand in Arbeitspaketen berechnet. Wenn eine Aufgabe schneller erledigt ist als erwartet, fällt auch weniger Aufwand an. Wenn eine andere Aufgabe komplexer ist, wird der tatsächlich benötigte Aufwand abgerechnet.
Der Kunde bezahlt damit nicht für ein pauschal eingepreistes Risiko, sondern für die tatsächlich erbrachte Leistung.
Das kann insbesondere bei Odoo-Projekten wirtschaftlich sinnvoll sein, weil viele Anforderungen erst im Laufe der Zusammenarbeit konkret werden. Anstatt alle denkbaren Szenarien vorab zu kalkulieren, kann das Projekt auf Basis der tatsächlichen Erkenntnisse weiterentwickelt werden. Das spart neben dem Risikoaufschlag auch viele Kosten für Abstimmungsmeetings bevor die eigentliche Arbeit losgeht.
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Vorbereitung eines Festpreisprojekts. Um einen komplexen ERP-Leistungsumfang möglichst genau kalkulieren zu können, ist eine detaillierte Analyse erforderlich. Prozesse müssen aufgenommen, Anforderungen dokumentiert, Schnittstellen untersucht und zahlreiche Entscheidungen bereits vor dem eigentlichen Projektstart getroffen werden.
Solche Workshops können sinnvoll sein, wenn sie einen konkreten fachlichen Mehrwert schaffen. Sie können aber auch einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verursachen, wenn sie hauptsächlich dazu dienen, einen möglichst detaillierten Festpreis zu ermitteln. Fletscher verfolgt deshalb einen anderen Ansatz.
Wir möchten nicht monatelang alle denkbaren Anforderungen definieren, bevor die eigentliche Zusammenarbeit beginnt. Stattdessen können Aufgaben dynamisch und schrittweise im Projekt geplant werden. Das bedeutet: Wir starten mit den relevanten Anforderungen, setzen diese um und gewinnen dabei weitere Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse fließen direkt in die nächsten Aufgaben ein. Dabei planen wir gemeinsam mit unseren Kunden Aufgabenpakete und legen dann nicht einfach los, sondern geben natürlich einen bestimmten Aufwand, damit immer klar ist in welcher Größenordnung wir uns befinden.
So kann die Planung näher an der tatsächlichen Entwicklung des Projekts erfolgen, anstatt bereits zu Beginn einen möglichst vollständigen Projektplan für einen Zeitraum zu erstellen, in dem viele Details noch gar nicht bekannt sein können.
Eine Odoo-Einführung entwickelt sich. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen bisher mit unterschiedlichen Insellösungen, Excel-Dateien oder manuellen Prozessen gearbeitet hat. Während der Einführung entstehen neue Erkenntnisse: Mitarbeitende entdecken Möglichkeiten, Prozesse werden hinterfragt und Anforderungen verändern sich. Das ist kein Zeichen für ein schlecht geplantes Projekt. Es ist ein normaler Bestandteil einer ERP-Transformation.
Eine starre Festpreisplanung kann solche Veränderungen erschweren. Wenn jede neue Anforderung außerhalb des ursprünglichen Leistungsumfangs liegt, entstehen zusätzliche Abstimmungen, Nachkalkulationen und gegebenenfalls neue Angebote.
Bei der Abrechnung nach Aufwand kann die Planung dagegen flexibler erfolgen. Aufgaben können priorisiert und angepasst werden, ohne dass das gesamte Projektkonzept neu verhandelt werden muss.
Das bedeutet nicht, dass Anforderungen beliebig wachsen sollen. Auch bei einer Aufwandsabrechnung braucht es Prioritäten und ein Budget. Der Unterschied besteht darin, wie flexibel dieses Budget für die tatsächlich wichtigsten Aufgaben eingesetzt werden kann.
Ein häufiger Einwand gegen die Aufwandsabrechnung lautet: „Dann weiß ich am Ende gar nicht, was mich das Projekt kostet.“ Genau hier kommt es auf die Projektsteuerung an.
Auch bei einem nach Aufwand abgerechneten Odoo-Projekt können Budgets, Prioritäten, Aufgabenpakete und Meilensteine definiert werden. Entscheidend ist eine transparente Kommunikation zwischen Kunde und Partner. Wir bei Fletscher verfolgen dabei das Prinzip, dass Kunden nachvollziehen können sollen, woran gearbeitet wird und welcher Aufwand dafür entsteht. Wenn sich beispielsweise abzeichnet, dass eine Aufgabe deutlich umfangreicher wird als zunächst angenommen, sollte dies frühzeitig kommuniziert werden. So bleibt die Aufwandsabrechnung steuerbar.
Der Kunde erhält damit keine vermeintliche Sicherheit durch eine künstlich festgeschriebene Zahl, sondern Transparenz darüber, wofür das Budget tatsächlich eingesetzt wird.
Die Kosten einer Odoo-Einführung lassen sich nicht seriös allein anhand der Anzahl der Benutzer oder der eingesetzten Module bestimmen. Relevant sind unter anderem die Komplexität der Geschäftsprozesse, die Anzahl der zu implementierenden Bereiche, bestehende Schnittstellen, Datenmigrationen, individuelle Anforderungen und der interne Projektaufwand. Auch die Ausgangssituation spielt eine große Rolle.
Ein Unternehmen, das bereits klar strukturierte Prozesse und saubere Daten besitzt, kann eine andere Projektkomplexität haben als ein Unternehmen, das zunächst bestehende Abläufe standardisieren und Daten bereinigen muss. Deshalb hält Fletscher wenig davon, ein komplexes Odoo-Projekt bereits Monate im Voraus auf eine scheinbar exakte Endsumme festzulegen, obwohl wesentliche Informationen noch fehlen. Eine realistische Planung muss Unsicherheit berücksichtigen – und darf diese Unsicherheit nicht einfach durch einen pauschalen Aufschlag verteuern.
Eine Odoo-Einführung sollte aus unserer Sicht keine einmalige Übergabe eines fertigen Softwarepakets sein. Sie ist ein gemeinsamer Prozess. Unternehmen lernen ihr neues ERP-System kennen, entdecken neue Möglichkeiten und hinterfragen bestehende Abläufe. Der Odoo Partner bringt seine technische und fachliche Erfahrung ein und unterstützt dabei, diese Erkenntnisse in sinnvolle Lösungen zu übersetzen. Die Abrechnung nach Aufwand schafft dafür den notwendigen Spielraum.
Statt am Anfang möglichst jedes Detail festzulegen, können wir gemeinsam priorisieren: Was ist für den Go-live wichtig? Welche Prozesse haben den größten Nutzen? Was kann später umgesetzt werden? Wo ist eine Standardlösung ausreichend und wo lohnt sich eine individuelle Erweiterung? So wird das Budget dort eingesetzt, wo es für das Unternehmen den größten Mehrwert schafft.
Als Odoo Partner setzt Fletscher bewusst auf die Abrechnung nach Aufwand. Der Grund dafür ist einfach: Wir möchten unseren Kunden nicht pauschal das Risiko einer möglichen Fehlkalkulation berechnen.
Statt umfangreiche Sicherheitsaufschläge in die Projektkosten einzubauen, rechnen wir den tatsächlich geleisteten Aufwand ab. Gleichzeitig ermöglicht dieses Modell, Projekte dynamisch zu planen und Anforderungen dort zu konkretisieren, wo sie entstehen – im Verlauf der tatsächlichen Zusammenarbeit. Dadurch können aufwendige Vorab-Analysen und Workshops, die ausschließlich der Erstellung einer möglichst detaillierten Festpreiskalkulation dienen, reduziert werden. Die gemeinsame Zeit soll stattdessen dort eingesetzt werden, wo sie einen direkten Mehrwert für die Odoo-Einführung schafft.
Natürlich bedeutet das nicht, dass Budgets oder Projektziele keine Rolle spielen. Im Gegenteil: Transparente Planung, klare Prioritäten und regelmäßige Abstimmung bleiben entscheidend. Unser Ziel ist es, nicht möglichst viele Stunden zu verkaufen, sondern die vorhandene Zeit möglichst sinnvoll für das Unternehmen einzusetzen.
Ein Festpreis vermittelt auf den ersten Blick maximale Sicherheit. Bei komplexen Odoo-Projekten kann diese Sicherheit jedoch mit einem höheren Planungsaufwand und einem eingepreisten Risiko verbunden sein.
Die Abrechnung nach Aufwand verfolgt einen anderen Ansatz: Der Kunde bezahlt den tatsächlich entstandenen Aufwand, anstatt einen pauschalen Risikoaufschlag für mögliche Abweichungen von einer Vorabkalkulation mitzufinanzieren. Gleichzeitig können Aufgaben dynamisch priorisiert und im Projektverlauf angepasst werden.
Für uns ist das die Grundlage einer fairen und flexiblen Zusammenarbeit. Denn ein Odoo-Projekt muss nicht deshalb gut geplant sein, weil bereits am ersten Tag jede einzelne Aufgabe für die nächsten Monate feststeht. Gut geplant ist ein Projekt dann, wenn klar ist, welches Ziel erreicht werden soll, welche Prioritäten gelten und wie das Budget sinnvoll eingesetzt wird.
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