Die Einführung einer ERP-Software gehört zu den wichtigsten Digitalisierungsprojekten eines Unternehmens. Ein modernes ERP-System kann Prozesse automatisieren, Transparenz schaffen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern. Gleichzeitig scheitern viele Projekte an mangelnder Planung, unrealistischen Erwartungen oder fehlender Einbindung der Mitarbeitenden.
Wer typische Fehler kennt und bewährte Vorgehensweisen berücksichtigt, erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen ERP-Einführung erheblich.
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ERP-Projekte werden häufig „neben dem Tagesgeschäft“ durchgeführt. Mitarbeitende sollen ihre regulären Aufgaben erledigen und gleichzeitig Anforderungen definieren, Tests durchführen oder Schulungen besuchen.
Stellen Sie ausreichend personelle Kapazitäten für das Projekt bereit. Schlüsselanwender benötigen Zeit für Workshops, Tests und Abstimmungen. Nur wenn die Beteiligten entlastet werden, bleiben Motivation, Qualität und Projektfortschritt erhalten.
Die Auswahl der Software wird ausschließlich von der Geschäftsleitung oder der IT-Abteilung getroffen.
Beziehen Sie die späteren Anwender bereits in der Auswahlphase ein. Gemeinsame Systempräsentationen und Workshops sorgen für wertvolles Feedback und fördern die Akzeptanz. Gleichzeitig wird das spätere Change-Management deutlich einfacher.
Ohne klare Kenntnis der eigenen Prozesse wird die ERP-Einführung dem Softwareanbieter überlassen.
Dokumentieren Sie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und erläutern Sie Ihrem Implementierungspartner die täglichen Abläufe sowie bestehende IT-Systeme. Beschreiben Sie dabei vor allem das gewünschte Ergebnis („Was soll erreicht werden?“) und weniger die technische Umsetzung („Wie soll es umgesetzt werden?“).
Dadurch kann ein passendes Lösungskonzept entwickelt werden, das die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
Bereits zu Beginn werden enge Budgetgrenzen und starre Zeitvorgaben definiert.
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Möglichkeiten des Systems. Definieren Sie anschließend einen ersten Produktivumfang (Release 1.0), der die geschäftskritischen Prozesse abdeckt.
Erst wenn Nutzen, Umfang und Chancen der Lösung vollständig verstanden sind, sollten Budget, Zeitplan und erwarteter ROI gemeinsam mit dem Implementierungspartner festgelegt werden.
Die Entscheidung basiert ausschließlich auf Präsentationen des Softwareherstellers.
Sprechen Sie zusätzlich mit Referenzkunden, Key Usern und technischen Experten wie Projektleitern, Beratern oder Entwicklern. Diese liefern oft deutlich realistischere Einblicke in die tatsächliche Nutzung und den Implementierungsaufwand.
Die Entscheidung wird hauptsächlich anhand einer modernen Benutzeroberfläche getroffen.
Prüfen Sie insbesondere die zugrunde liegenden Datenstrukturen. Fragen Sie sich:
Eine attraktive Oberfläche kann später angepasst werden – eine ungeeignete Datenstruktur verursacht dagegen langfristige Probleme.
Bereits vor der ersten Systemvorstellung werden detaillierte Anforderungen an Masken, Ansichten oder Prozesse definiert.
Lernen Sie zunächst die Standardfunktionen des Systems kennen. Oft lassen sich Anforderungen bereits durch vorhandene Funktionen erfüllen. Erst danach sollten individuelle Anpassungen geplant werden.
Alle gewünschten Funktionen sollen direkt zum ersten Go-Live umgesetzt werden.
Setzen Sie auf einen MVP-Ansatz (Minimum Viable Product). Priorisieren Sie Anforderungen nach ihrer geschäftlichen Relevanz:
A-Priorität: Unverzichtbare Funktionen für den Go-Live
B-Priorität: Wichtige Erweiterungen für Folge-Releases
C-Priorität: Optimierungen und Zusatzfunktionen
Vor Projektbeginn sollte geprüft werden, ob die später geplanten Funktionen technisch problemlos ergänzt werden können. Eine saubere Software-Architektur schafft hierfür die notwendige Grundlage.
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Neben den genannten Punkten treten in ERP-Projekten regelmäßig weitere Herausforderungen auf:
Ohne klar definierte Ziele lässt sich der Projekterfolg später kaum messen. Legen Sie konkrete Kennzahlen und Erwartungen fest.
Eine leistungsfähige Software entfaltet ihren Nutzen nur, wenn die Mitarbeitenden sie sicher anwenden können. Planen Sie ausreichend Schulungen und Supportmaßnahmen ein.
Systemtests und Pilotphasen helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und Risiken beim Go-Live zu minimieren.
Regelmäßige Kommunikation schafft Transparenz, reduziert Unsicherheiten und stärkt die Akzeptanz im Unternehmen.
Zu viele Sonderentwicklungen erhöhen Kosten, Komplexität und Wartungsaufwand. Nutzen Sie möglichst den Standard des ERP-Systems.
Die erfolgreiche Einführung einer ERP-Software ist weit mehr als ein IT-Projekt. Sie betrifft Prozesse, Menschen und die strategische Ausrichtung des gesamten Unternehmens.
Unternehmen, die ausreichend Ressourcen bereitstellen, ihre Mitarbeitenden frühzeitig einbinden, Anforderungen strukturiert erfassen und schrittweise vorgehen, schaffen die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung. Besonders ein MVP-orientierter Ansatz hilft dabei, Risiken zu reduzieren, schnelle Erfolge zu erzielen und das System kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Eine ERP-Einführung ist kein einmaliges Projekt, sondern der Start einer langfristigen Optimierung der Unternehmensprozesse.
© FELIX MEIER